Utilize este identificador para referenciar este registo: http://hdl.handle.net/10400.14/17712
Título: The impact of email overload on the productivity of knowledge workers : the case of AdvanceCare
Autor: Rasquilha, Francisco Pimenta Magarreiro Telo
Orientador: Xavier, Rute
Data de Defesa: 16-Jul-2014
Resumo: The effectiveness of communications within modern organizations seems to be the basis for their success, and its increasing complexity has always been a major concern for managers. Technological developments have imposed changes in the way internal and external communications are approached, and the prioritization in the use of email has been a consequence of that evolution. Therefore, issues about the real efficiency of email have been creating divergences between researchers and practitioners. They have been raising the question whether it remains to be the perfect tool that once revolutionized the world of communications, or if it is actually outdated and needing urgent optimization. At the same time, the evolution of business towards a more integrated and technological reality have developed the notion of knowledge workers, attributing to them a great value as core assets of almost any organization nowadays. That comes with the importance of productive knowledge work, which causes and consequences have to be perfectly understood. Managers and scholars should then be interested in the ways corporate communications, mainly conducted via email, are affecting productivity in the workplace. And that is exactly what this study attempts to answer. Both email overload and the productivity of knowledge workers have been topics of interest for scholars over the past decades, and the purpose of this dissertation is to specifically cover the existing relations between them. With that in mind, collaborating with AdvanceCare, a health insurance management company, was crucial to assess a real-life context where communications could be evaluated as a whole, and also with a specific focus on email overload. Primary and secondary data were collected using different methods like academic research, benchmarking, meetings with managers of the company, workshops, and a survey shared with all the employees. In addition to the recommendations drawn and the support in decision-making delivered to those responsible for managing communications in AdvanceCare, this study came to prove that email communications actually have an impact on the sense of productivity of knowledge workers and to create conditions for researchers to further deepen this topic. It was also possible to observe that the level of responsibilities of each employee within the company has a major influence on the extent of that impact. This study brought the conclusion that the greater is the responsibility of employees, more likely they feel that their productivity will suffer negatively with the use of email.
A eficiência das comunicações no seio das organizações modernas parece ser a base do seu sucesso, e a sua crescente complexidade tem-se vindo a revelar uma grande preocupação para os gestores. Os recentes desenvolvimentos tecnológicos impuseram mudanças na forma como as comunicações são abordadas, levando, por exemplo, à priorização do uso do email. Nesse sentido, o tema da eficiência real do email tem vindo a criar divergências claras entre investigadores e especialistas. Levanta-se a questão de saber se esta continua a ser a ferramenta perfeita, que outrora revolucionou o mundo das comunicações, ou se está realmente ultrapassada e necessitada de urgente optimização. Parelelamente, a evolução da actividade das empresas na direção de uma realidade mais integrada e tecnológica tem vindo a desenvolver a noção de knowledge workers, atribuindo-lhes um enorme valor como ativos fundamentais de quase todas as organizações na actualidade. Esta ideia surge da importância de apresentar bons níveis de produtividade, cujas causas e consequências necessitam de ser entendidas na perfeição. Gestores e investigadores devem então interessar-se na forma como as comunicações empresariais, muitas delas realizadas através do email, estão a afectar a produtividade no local de trabalho. E é exatamente a isso que esta dissertação se propõe responder. Tanto o email overload como a produtividade dos knowledge workers têm sido tópicos de interesse para os investigadores ao longo das últimas décadas, sendo que o objectivo desta dissertação se foca especificamente nas relações que entre estes existem. Tendo isso em consideração, a colaboração com a AdvanceCare, uma empresa gestora de seguros de saúde, foi crucial para perceber as comunicações num contexto real, com um foco específico no tema do email overload. Grande parte dos dados foram obtidos através de diferentes métodos como a pesquisa académica, benchmarking, reuniões, workshops, e um questionário partilhado com todos os colaboradores da organização. Para além das recomendações propostas e do suporte na tomada de decisões proporcionado às chefias responsáveis por gerir as comunicações na AdvanceCare, este estudo quer comprovar que as comunicações via email têm realmente impacto na produtividade dos knowledge workers e abrir portas aos investigadores para futuros aprofundamentos desta temática. Também foi possível observar que o nível de responsabilidades de cada colaborador influencia muito a extensão desse impacto. Este estudo levou-nos a concluir que quanto maior for a responsabilidade dos colaboradores, maior é a probabilidade de estes sentirem que a sua produtividade virá a sofrer negativamente com a utilização do email.
URI: http://hdl.handle.net/10400.14/17712
Aparece nas colecções:FCEE - Dissertações de Mestrado / Master Dissertations
R - Dissertações de Mestrado / Master Dissertations

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